Компании вправе для некоторых услуг и работ использовать вместо трудового договор гражданско-правового характера (ГПХ). В каких случаях безопасно заключить договор ГПХ с сотрудником, чтобы у налоговых органов не возникло вопросов, расскажем ниже.
Читайте также: Изменения по налогам и страховым взносам по договору ГПХ
Универсальные образцы договора ГПХ и заполнение онлайн
Ниже вы можете скачать бланк договора ГПХ, актуального, разработанный экспертами «Упрощенки», документы актуальны в 2025 году.
А как вести учет и платить налоги, читайте в рекомендации Системы Главбух.
ГПД (ГПХ) с физлицом - учет и налоги
Проверьте ваши договоры подряда. Если налоговики признают их трудовыми, вам начислят штрафы и новые налоги. В журнале «Упрощёнка» опубликован чек-лист по проверке договоров.
Чем отличается договор подряда от трудового
Образцы договоров
Скачайте образцы в материалах Системы Главбух
Скачать образцы
Заключение договора
"Упрощенка" подготовила шпаргалки по трудовым договорам. Скачайте и используйте в работе.
Договор ГПХ — это двустороннее соглашение, по которому исполнитель-подрядчик обязуется выполнить определенные работы, услуги, а заказчик принять и оплатить их.
Регулируются данные отношения Гражданским кодексом. Трудовой кодекс для данных взаимоотношений не используется. Отсюда возникают главные различия между договором ГПХ и трудовым.
Гарантии согласно трудовому законодательству в отношении физических лиц, работающих по договору подряда, не распространяются.
Это интересно. Есть документы, сроки действия которых у работников ограниченны. Если подходит к концу срок трудового договора, паспорта, водительских прав или патента, надо решить, что делать дальше. Мы подготовили инструкцию для каждого документа.
Основные плюсы для компаний при использовании договоров
Из различий Гражданского и Трудового кодексов и регулирования вопросов договоров ГПХ и трудовых, появились основные преимущества использования договоров подряда с физическими лицами:
- Подрядчику не надо платить больничные; оплачивать отпуска, компенсации при увольнении. Данные компенсации предполагают работу по трудовому договору.
- С помощью договоров подряда можно сэкономить на страховых взносах в бюджет. А именно вознаграждение по договору ГПХ не облагается страховыми взносами на обязательное социальное страхование, страхование от несчастных случаев и профессиональных заболеваний.
Налоговые органы с особым пристрастием изучают договоры подряда с физическими лицами. Таким образом, они хотят найти договоры, отвечающие условиям трудового, а не ГПД.
Поэтому при заключении договора подряда рекомендуем воспользоваться нашей формой. Кроме того, «Упрощенка» подготовила несколько практических советов, чтобы инспекторы не смогли переквалифицировать договор.
- Статья по теме: Может ли директор в отпуске подписывать документы?
Рекомендации к договору подряда
- В договоре обязательно должен быть предусмотрен конечный результат работы. Процесс самого труда, как в трудовом договоре, не может быть учтен в договоре подряда.
- За результат полагается определенное вознаграждение. Оплата должна быть начислена за результат.
- По договору не может быть определен график и режим работы подрядчика. Заказчика интересует конечный результат работы.
- В договоре основными сторонами являются Заказчик и Исполнитель либо Подрядчик. Ни в коем случае в договоре не должны упоминаться слова «работник», работодатель«.
- В договоре не должны быть ссылки на внутренние правила трудового порядка Компании.
- Договор подряда не должен иметь упоминаний об оплате больничных, отпусков. Данные формулировки характерны для трудового договора.
- Обязательным пунктом договораявляется пункт о приеме результата работ. Ведь оплата за услуги возможна после приемки работ.
Читайте также: когда нужно показывать договоры ГПХ в налоговой отчетности
Многие компании заключают договоры, хотя фактически люди ходят на работу каждый день как штатники. Впрочем, никто не спорит, так как выгоду получают обе стороны, особенно если подрядчики — самозанятые. Компания экономит на взносах, а подрядчики платят с доходов 6 процентов вместо 13. Но важно знать, как не подставить фирму.
Страховые взносы и налогообложение
- Подробнее про уплату читайте в статье Налоги и страховые взносы по ГПХ
Договоры гражданско-правового характера облагаются НДФЛ. Если подрядчик резидент, компания обязана удержать и уплатить НДФЛ в размере 13% или по иным ставкам.
Страховыми взносами договоры облагаются не в полном размере. Если в договоре не определено условие об уплате Заказчиком взносов по страхованию от несчастных случаев и профессиональных заболеваний, то компания вправе не исчислять данные взносы.
Кроме того, суммы по договору не облагаются обязательным социальным страхованием.
Обратите внимание, что в ближайшее время налоговики начнут тщательнее искать зарплатные схемы, так как Президент пообещал повысить штрафы для работодателей за серую зарплату. Если в компании числится один директор, она первая попадет под подозрения. Есть ли у такой компании право на жизнь и какие в этом риски? Узнайте ответ.
В таблице ниже видны различия в налогообложения договоров ГПХ и трудовых.
|
№ п/п |
Вид налогообложения |
Договор ГПХ |
Трудовой договор |
|
1 |
НДФЛ |
+ |
+ |
|
2 |
Обязательное пенсионное страхование |
+ |
+ |
|
3 |
Обязательное медицинское страхование |
+ |
+ |
|
4 |
Обязательное социальное страхование |
- |
+ |
|
5 |
Страхование от НС и ПЗ |
- |
- |
Договоры гражданско-правового характера с физлицами
Любой договор, который заключили по правилам Гражданского кодекса, признается гражданско-правовым. В справочнике – формы с физлицами на выполнение работ и оказание услуг.
Скачать образец
Как составить договор ГПХ, чтобы договор не признали трудовым
Договор подряда подразумевает, что физическое лицо (подрядчик) выполняет по заданию организации (заказчика) определенную работу и сдает ее результат заказчику. А тот, в свою очередь, должен принять результат работы и оплатить его (п. 1 ст. 702 ГК РФ).
Примерную форму договора бухгалтер обычно берет из Интернета или справочно-правовой базы и корректирует ее в соответствии со своими условиями. При этом важно не выкинуть нужное и не вписать лишнего.
Многие компании заключают договоры ГПХ, хотя фактически люди ходят на работу каждый день как штатники. Впрочем, никто не спорит, так как выгоду получают обе стороны, особенно если подрядчики — самозанятые. Компания экономит на взносах, а подрядчики платят с доходов 6 процентов вместо 13. Но важно знать, как не подставить фирму.
Напомним, что договор регулируется гражданским законодательством. А значит, должен содержать обязательные для такого вида соглашения элементы, установленные ГК РФ. К ним относятся наименование заказчика и физлица, срок и вид выполняемых работ, а также цена договора. Причем цена может состоять из двух частей: вознаграждения за работу физлицо и компенсации его издержек (п. 1 и 2 ст. 709 ГК РФ).
И здесь нужно обратить внимание на такой момент. По общему правилу, выполняя работу, подрядчик должен использовать собственные материалы и инструменты (п. 1 ст. 704 ГК РФ). Если их у него нет и расходы на покупку будут значительными, то оплатить такие расходы может заказчик. Тогда в договоре стоит прописать, что стоимость материалов и инструментов оплачивает заказчик подрядчику отдельно от самого вознаграждения за работу.
А если необходимые материалы есть у заказчика и он предоставляет их для работы подрядчику, то это также нужно отразить в договоре. Тогда у заказчика будут основания списать количество материалов, переданных подрядчику, на расходы. При этом необходимо, чтобы вид выполняемых работ был поименован в закрытом перечне расходов статьи 346.16 НК РФ.
Передачу нужно оформлять соответствующими первичными документами — накладными, актами и т. п.
Еще в договоре по согласованию сторон можно прописать пункт о выплате аванса подрядчику, указав конкретную сумму либо процент от вознаграждения. И сразу же отметить, что в случае невыполнения обязательств по договору подрядчик обязан возвратить заказчику полученный аванс.
Подписывая договор, физическое лицо указывает реквизиты своего паспорта, номер карточки обязательного пенсионного страхования и ИНН (если есть). Этого будет достаточно. Обратите внимание: никакого заявления и приказа о приеме на работу оформлять не надо, так же как и не нужно вносить запись в трудовую книжку подрядчика — физического лица. Поскольку, как мы уже сказали, гражданско-правовые отношения не являются трудовыми.
После того как физлицо работы выполнит, заказчик принимает их по акту приема-передачи работ. Унифицированной формы такого акта нет, поэтому вы можете разработать ее сами, предусмотрев обязательные реквизиты. Акт составляют в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон. На основании этого документа вы сможете учесть выплаченное вознаграждение при расчете «упрощенного» налога.
НДФЛ с договора подряда
Если привлеченное к работе физическое лицо не является индивидуальным предпринимателем, заказчик при выплате ему вознаграждения должен удержать НДФЛ. Ведь, как известно, «упрощенцы» исполняют обязанности налоговых агентов при выплате доходов физическим лицам (ст. 226 и п. 5 ст. 346.11 НК РФ). Значит, НДФЛ следует удержать непосредственно из суммы вознаграждения при его фактической выплате подрядчику.
Ставка налога, по которой облагается вознаграждение, составляет 13% (п. 1 ст. 224 НК РФ). Если же договор заключен с нерезидентом, то с его дохода налог нужно удерживать по ставке 30%. Напомним, что нерезидентом является лицо, которое находится на территории России менее 183 дней в течение 12 месяцев, следующих подряд (п. 2 ст. 207 НК РФ).
Таким образом, устанавливая в договоре размер вознаграждения, нужно учитывать, что с него будет удержан НДФЛ. И фактически на руки подрядчик получит меньшую сумму. Поэтому, если изначально была устная договоренность о том, сколько подрядчик получит на руки, сумму вознаграждения, указанную в договоре, нужно увеличить на размер налога. Отметим, что ситуация, когда в договоре устанавливают вознаграждение с пометкой «без НДФЛ», а налог уплачивает из своих средств заказчик, является незаконной. О чем прямо сказано в Налоговом кодексе РФ (п. 9 ст. 226 НК РФ). Об этом же напоминает Минфин России в письме от 25.04.2011 № 03-04-05/3-292.
Если по каким-то причинам НДФЛ при выплате вознаграждения удержан не был, об этом нужно сообщить самому подрядчику и в налоговую инспекцию по месту своего учета (п. 5 ст. 226 НК РФ). На это отводится месяц после окончания календарного года, в котором возникли соответствующие обстоятельства.
Обратите внимание, что в ближайшее время налоговики начнут тщательнее искать зарплатные схемы, так как Президент пообещал повысить штрафы для работодателей за серую зарплату. Если в компании числится один директор, она первая попадет под подозрения. Есть ли у такой компании право на жизнь и какие в этом риски? Узнайте ответ.
Часто, помимо вознаграждения, договором предусмотрена выплата аванса физическому лицу. Нужно ли и с него удерживать НДФЛ? Однозначного ответа на данный вопрос нет. В подпункте 1 пункта 1 статьи 223 НК РФ сказано, что НДФЛ нужно удерживать в день выплаты дохода. Доходом же, в свою очередь, является экономическая выгода в денежной или натуральной форме, которую можно оценить (ст. 41 НК РФ).
В момент получения аванса физическое лицо получает определенную выгоду, значит, НДФЛ удерживать нужно.
К аналогичным выводам приходили и суды. Например, есть постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 16.10.2009 № А03-14059/2008, где судьи также отмечают, что при выплате филицу аванса нужно удерживать НДФЛ.
Но есть и противоположные судебные решения. Так, ФАС Московского округа в постановлении от 23.12.2009 № КА-А40/13467-09 говорит о том, что выплаченные в качестве аванса или предоплаты деньги до того, как обязательства по договору признаны выполненными, не приводят к появлению объекта обложения НДФЛ. И это логично — ведь при определенных обстоятельствах договор может быть расторгнут, а аванс возвращен заказчику. Поэтому ответ на вопрос, нужно удерживать НДФЛ с аванса или нет, неоднозначен. Однако если вы хотите избежать спора с проверяющими, безопаснее налог удержать.
|
Вид дохода |
Дата определения дохода |
Срок уплаты НДФЛ |
|
Гонорары по авторским договорам Выплаты по ГПД за товары, работы, услуги |
День выплаты дохода (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК) |
Не позднее сроков, установленных п. 6 ст. 226 НК:
|
Расходы подрядчика
А как быть с расходами, которые подрядчику по условиям договора возмещает заказчик? Например, часто физлицу оплачивают мобильную связь, питание и проезд, если для выполнения задания ему нужно выехать в другой город. Удерживать ли НДФЛ с этих выплат?
По данному вопросу есть два противоположных мнения. Первое высказано Минфином России в письме 05.03.2011 № 03-04-05/8-121. И заключается оно в том, что НДФЛ с таких выплат удерживать нужно. Финансовое ведомство считает, что, когда физическому лицу оплачивают расходы, у него возникает доход в натуральной форме (п. 1 ст. 210 и п. 2 ст. 211 НК РФ). То есть суммы возмещения расходов не являются для подрядчика компенсационными выплатами. А значит, облагаются НДФЛ.
Минфин делает такой вывод, поскольку считает, что не облагаются НДФЛ только компенсации, выплачиваемые сотрудникам, с которыми заключен трудовой договор (п. 3 ст. 217 НК РФ). На случаи, когда возмещаются расходы исполнителям по договорам или возмездного оказания услуг, такие нормы Кодекса не распространяются.
При этом специалисты финансового ведомства напоминают, что подрядчику можно уменьшить налогооблагаемые доходы на сумму профессионального налогового вычета. Этот вычет предоставляет заказчик в сумме понесенных подрядчиком и документально подтвержденных расходов (п. 2 ст. 221 НК РФ).
В то же время ФНС России в письме от 25.03.2011 № КЕ-3-3/926 высказывает другое мнение: компенсация издержек исполнителя, установленная договором подряда, НДФЛ не облагается. Поскольку есть два противоположных мнения, вы можете поступать так, как вам удобнее. Ведь письма Минфина и ФНС России не являются нормативными документами. А все неясности налогового законодательства должны толковаться в пользу налогоплательщика (п. 7 ст. 3 НК РФ).
- Статья по теме: Может ли директор в отпуске подписывать документы?
Налоговый вычет
Вознаграждение, которое получает подрядчик, облагается НДФЛ по ставке 13%. А значит, он может претендовать на два налоговых вычета: профессиональный и стандартный (п. 1 ст. 224, п. 3 и 4 ст. 210 НК РФ).
Чтобы получить профессиональный налоговый вычет, подрядчик пишет на имя заказчика заявление в произвольной форме и прикладывает документы, которые подтверждают его расходы, понесенные при выполнении работ. Документы — накладные, товарные чеки, чеки ККТ, копии проездных билетов, гостиничных счетов и др. должны подтверждать, что затраты связаны именно с выполнением работ по договору.
То есть профессиональный вычет подрядчику предоставляет заказчик, когда рассчитывает НДФЛ с вознаграждения. При этом в соответствии с позицией Минфина России, изложенной выше, не нужно исключать из налогооблагаемого дохода подрядчика компенсацию расходов. Если же эту компенсацию вы исключили, руководствуясь разъяснениями ФНС России, то профессиональный вычет гражданину предоставлять уже не нужно. Иначе получится, что из облагаемого дохода вы исключили одни и те же суммы дважды.
Что касается стандартного налогового вычета по НДФЛ, то его также предоставляют на основании поданного работником заявления, а также документов, которые подтверждают право на вычет. И здесь бухгалтер опять сталкивается с определенными сложностями. Поскольку физлицо — лицо со стороны, у бухгалтера нет точной информации о том, превысил доход работника с начала года лимит для предоставления стандартных вычетов по налогу или нет.
Отказать подрядчику в праве на вычет без веских оснований бухгалтер не может. Поэтому поступать нужно следующим образом. Предоставляйте стандартные налоговые вычеты только за те месяцы, в которых действовал договор подряда. Такие рекомендации содержатся в письмах Минфина России от 07.04.2011 № 03-04-06/10-81 и ФНС России от 04.03.2009 № 3-5-03/233@. Напомним, что стандартные налоговые вычеты физическое лицо может получать только у одного налогового агента. Поэтому, если работник именно вам подал заявление о вычетах, предполагается, что других источников дохода у него нет. А если есть и сотрудник там также получает вычет, то ответственность за подобное нарушение он берет на себя.
Когда договор действует в течение нескольких месяцев, а вознаграждение выплачивается единовременно (например, по истечении срока действия договора), то стандартные налоговые вычеты предоставляются за каждый месяц действия договора, включая те месяцы, в которых вознаграждение не выплачивалось. Такой вывод следует из писем Минфина России от 19.08.2008 № 03-04-06-01/254 и от 15.07.2008 № 03-04-06-01/203.